MODUL PHẦN MỀM ĐIỀU KHIỂN TRUNG TÂM
COMQ QMS SYS BackOffice
Model | Version | Update |
QMS SYS BackOffice | (V1.2) | Lần 1: 06/2019 Lần 2: 05/2020 Lần 3: 06/2021 Lần 4: 02/2023 |
Thông tin chung:
- Điều khiển toàn bộ hệ thống xếp hàng.
- Cài đặt thông tin cho toàn bộ hệ thống.
- Quản lý việc cấp số tại Kiosk.
- Quản lý với phần mềm gọi số tại quầy.
- Quản lý với các phần mềm hiển thị.
- Tổng hợp thống kê báo cáo theo: quầy, dịch vụ, hoặc theo nhân viên
- Cài đặt lên Server hoặc một máy tính nào đó có độ ổn định cao.
- Sử dụng cho tối đa 50 quầy.
- Tiêu chuẩn nhà sản xuất: ISO 9001-2015, ISO 14001-2015, ISO 45001-2015, ISO27001-2013.
- Xuất xứ: Thiết kế và sản xuất bởi COMQ, Việt Nam.
- Môi trường và yêu cầu cấu hình:
- Máy vi tính, hệ điều hành Windows 7 trở lên.
- Vị trí thiết lập: Cài đặt lên máy chủ hoặc Kiosk ComQ hoặc một máy tính có độ tin cậy cao.
- Cấu hình tối thiểu: Intel thế hệ thứ 4 hoặc mới hơn, loại CPU Pentium hoặc cao hơn/ RAM 4G/ Bộ nhớ trống 10GB, kết nối mạng nội bộ LAN.
- Cấu hình khuyến nghị:
+ Dưới 5 quầy: Pentium 8th/4GB RAM/120SSD.
+ Trên 5 quầy: Core i3 8th/ 8GB RAM/SSD120 .
+ 20 quầy trở lên: Core i5 8th8GB RAM/120SSD.
Cấu hình máy tính chưa phần mềm trung tâm phụ thuộc vào số quầy giao dịch.
- Các tính năng chính:
Điều khiển toàn bộ hệ thống xếp hàng tự động và cung cấp các báo cáo phân tích như sau:
(1) Quản lý Kiosk cấp số
- Quản lý (thêm, gán, bớt) các kiosk lấy số.
- Gán mã Kiosk, Gán logo, Barner hiển thị trên Kiosk
- Nội dung in trên phiếu: Tên; Logo đơn vị; Địa chỉ đơn vị/ Lĩnh vực xếp hàng / Số thứ tự (tự động) / Thời gian lấy số / ghi chú …
- Đặt thời gian lấy phiếu, giới hạn số phiếu trong ngày, buổi…
- Cài đặt số lượng kiosk, mỗi kiosk có thể gán toàn bộ lĩnh vực hoặc các lĩnh vực lấy số khác nhau,
- Điều khiển các tính năng modul lấy số tại kiosk:
- Quản lý In cấp số trên màn hình cảm ứng
- Gán Dòng ghi chú hướng dẫn khách hàng trên phiếu.
- Gán dòng thông báo tạm nghỉ khi hết giờ làm việc.
- Chế độ lấy số ưu tiên/ thông thường cho các luồng dịch vụ theo pháp lệnh ưu tiên của nhà nước. Điều chỉnh Tên, font, kích thước, màu sắc của chữ ở nút lấy số “Ưu tiên” “Thông thường”
- Có tính năng check-in phục vụ các số thứ tự đã đặt lịch hẹn online khi hệ thống được nâng cấp tính năng đặt lịch hẹn từ xa.
- Có tính năng nhận diện khuôn mặt khách hàng, chống tiêu cực, chống mua bán số thứ tự.
- Tự động quay trở về trang chủ sau khi khách hàng lấy số.
- Tự động khóa tính năng lấy số và đưa ra thông báo nghỉ khi hết giờ làm việc
- Điều chỉnh kích thước chữ (tên lĩnh vực) tại phiếu in
- Tự động lưu cấu hình khi mất điện.
- Cho phép người dùng check-in khi lấy số từ xa.
- Tự động quay lại số thứ tự đầu tiên sau mỗi ngày làm việc.
- Có thể chia thành nhiều (>22) lĩnh vực, luồng phục vụ. Mỗi lĩnh vực/luồng phục vụ có thể có nhiều quầy phục vụ.
- Tự động khóa tính năng lấy số và hiển thị thông báo nghỉ khi ngoài giờ hành chính.
- Tương thích tất cả các Kiosk cấp phiếu Windows OS
(2) Quản lý gọi số tại quầy.
- Quản lý Nhân viên, quầy, lĩnh vực
- Quản lý các tính năng modul gọi số tại quầy:
+ Chức năng log in/log out:
+ Tính năng gọi: Gọi số tiếp theo, gọi lại, chèn số bất kỳ
+ Tự động nhận biết số ưu tiên và đẩy lên trước để gọi
+ Có thể gọi đúng giờ các số đặt lịch hẹn từ xa
+ Gọi hỗ trợ: Gọi các số thứ tự đang chờ nằm ở luồng dịch vụ khác.
+ Quản lý số gọi nhỡ: Thêm số vào danh sách gọi nhỡ, gọi lại hoặc xóa các số gọi nhỡ.
+ Chuyển quầy: Chuyển số đang phục vụ sang quầy khác, chuyển bệnh nhân lên phòng khám …
+ Lấy số mới: Lấy số thứ tự mới cho khách hàng.
+ Thông báo: Thông báo cho nhân viên khi có số mới lấy và có bao nhiêu số đang chờ.
+ Hiển thị: Hiển thị thông tin đăng nhập trên phần mềm gọi số và đồng bộ lên màn hình quầy, màn hình trung tâm và máy đánh giá hài lòng.
+ Tự động hoàn tất một giao dịch khi gọi số mới.
+ Thu nhỏ về chế độ chạy ẩn để thuận tiện xử lý việc khác trên máy tính
+ Tính năng đa quầy: Một nhân viên có thể phục vụ 2 quầy khi cần.
+ Báo cáo nhanh các tác vụ tại quầy.
- Tùy chọn để mở rộng tính năng cảnh báo giao dịch vượt chuẩn, hiển thị thời gian phiên giao dịch.
- Có thể điều khiển: Ứng dụng trên Windows, trình duyệt browser hoặc smartphone.
- Ngôn ngữ hiển thị: Tiếng việt, Chú thích rõ ràng.
(3) Quản lý hiển thị tại quầy.
- Cài đặt thông tin hiển thị trên màn hình tại quầy.
- Điều khiển đa thông tin hiển thị trên màn hình LCD:
+ Hiển thị Số của quầy;
+ Hiển thị Lĩnh vực hoạt động;
+ Hiển thị Số thứ tự đến lượt phục vụ;
+ Hiển thị tên và hình ảnh nhân viên phục vụ.
+ Hiển thị thông báo tạm nghỉ khi không đăng nhập.
+ Hiển thị Câu tuyên truyền riêng cho từng luồng/ lĩnh vực dịch vụ.
- Có thể điều khiển hiển thị bằng bảng LED ma trận.
+ Điều khiển hiển thị số thứ tự đến lượt phục vụ
+ Điều khiển chạy chữ khi số thứ tự vượt quá 4 ký tự.
- Công nghệ nhận dạng, điều khiển thiết bị: TCP/IP
(4) Quản lý hiển thị tại màn hình trung tâm
- Quản lý nội dung đa thông tin hiển thị trên bộ giải mã:
+ Hiển thị tên, logo đơn vị.
+ Hiển thị các số thứ tự đến lượt tương ứng với các quầy
+ Chạy chữ tuyên truyền chung cho cả hệ thống
+ Tính năng nhấp nháy khi gọi số mới.
- Có thể hiển thị toàn bộ hệ thống xếp hàng, hoặc một phần hệ thống xếp hàng mỗi màn hình một nội dung khác nhau.
- Quản lý hiển thị, số màn hình hiển thị.
+ Gán số cột, số dòng cho màn hình tổng.
+ Cài đặt nội dung câu tuyên truyền chạy chữ.
+ Điều chỉnh tốc độ chạy của dòng tuyên truyền.
+ Cài đặt hiển thị Video quảng cáo trên màn hình.
- Cơ chế kết nối với hệ thống: TCP/IP, dây LAN; Wifi không dây
- Cơ chế truyền hình ảnh đến màn hình: HDMI
(5) Điều khiển việc đánh giá hài lòng tại quầy
- Điều khiển toàn bộ hiển thị và nội dung đánh giá tại máy tính bảng đánh giá tại quầy:
+ Hiển thị: Đầy đủ, minh bạch thông tin: Tên & logo đơn vị/ Tên nhân viên/ Hình ảnh nhân viên/ Số quầy/ Tên lĩnh vực/ câu tuyên truyền.
+ Có 4 cấp độ bình chọn ( rất tốt, tốt ,bình …)
+ Có câu mời khách hàng đánh giá và ra thông báo ngừng đánh giá khi đã thực hiện.
+ Phát âm cảm ơn khách hàng khi đánh giá.
+ Có chức năng thông báo cho quản lý; Tự động thông báo cho quản lý bằng email khi có quầy nào đó bị đánh giá xấu.
- Công nghệ kết nối, điều khiển: TCP/IP
(6) Tính năng đọc số linh hoạt
- Có tính năng xếp hàng khi đọc, tránh đọc chồng lấn.
- Có thể đọc phân biệt đối với số ưu tiên, số đặt chỗ từ xa hoặc số thông thường để minh bạch việc xếp hàng.
- Có thể tùy chọn giọng đọc Nam/Nữ hoặc tùy chọn ghi âm giọng đọc địa phương, tùy chọn ngôn ngữ các quốc gia khác nhau.
- Có thể chia nhiều khu vực đọc với số quầy khác nhau.
(8), Tính năng Nhận diện khuôn mặt chống tiêu cực. (Tùy chọn)
- Điều khiển chụp ảnh khách hàng khi lấy số
- Hiển thị hình ảnh khách hàng khi gọi số để giao dịch viên kiểm tra
- Lưu trữ và trích xuất khi cần.
(9), Tính năng Cảnh báo giao dịch vượt chuẩn: (Tùy chọn)
- Có tính năng đếm và hiển thị thời gian thực hiện phiên giao dịch cho dịch viên biết.
- Nếu thời gian thực hiện phiên giao dịch vượt quá thời gian quy định sẽ cảnh báo cho giao dịch viên biết để nhanh chóng hoàn thành công việc.
(10), Tính năng Kiosk đa nhiệm (Tùy chọn)
- Có thể tích hợp thêm tính năng đa nhiệm cho Kiosk: Qua đó ngoài tính năng cấp số thứ tự, Kiosk cho phép liên kết đến các trang tra cứu thông tin, trang đánh giá hài lòng trang hoặc tra cứu tiến độ thực hiện hồ sơ của chủ đầu tư:
+ Liên kết đến trang tra cứu thông tin thủ tục hành chính, tra cứu tiến độc thực hiện hồ sơ
+ Liên kết đến trang đánh giá hài lòng của cổng thông tin.
- Tự động quay về trang chủ điều hướng khi không có tương tác.
(11), Tổng hợp thống kê báo cáo, chức năng khác
- Báo cáo theo quầy, dịch vụ, theo nhân viên:
+ Báo cáo Kết quả làm việc và đánh giá cán bộ: Số lượt đã phục vụ, số lượt được đánh giá, Tỷ lệ kết quả đánh giá, chi tiết kết quả đánh giá từng giao dịch.
+ Báo cáo kết quả làm việc và đánh giá theo lĩnh vực/ dịch vụ: Số lượt đã phục vụ, số lượt được đánh giá, Tỷ lệ kết quả đánh giá, chi tiết kết quả đánh giá.
+ Báo cáo chi tiết giao dịch: Thời gian lấy số, thời gian bắt đầu, kết thúc, thời gian chờ, thời gian xử lý.
- Báo cáo đăng nhập hệ thống: Báo cáo thời gian đăng nhập, đăng xuất hệ thống của cán bộ, người quản trị.
- In, trích xuất giữ liệu qua các định dạng Excel, PDF..
- Quản lý nhân viên, thông tin nhân viên.
- Đặt thời gian phát phiếu trong ngày/tuần
- Cho phép cài logo đơn vị
- Cài đặt lên Server hoặc một máy tính đáp ứng yêu cầu trên.
(12) Tính năng Đặt lịch hẹn từ xa – Online Booking (tùy chọn thêm)
Có khả năng mở rộng để tích hợp tính năng đặt hẹn từ xa khi kết hợp với hệ thống máy chủ và hạ tầng Internet như:
- Đặt lịch hẹn từ xa bằng điện thoại, máy tính bảng, máy vi tính
- Có thể chọn trước lĩnh vực, thời gian, ngày tháng giao dịch.
- Tính năng check-in khi đến điểm giao dịch.
- Cho phép tích hợp vào website của đơn vị sử dụng.
(13) Tính năng Báo cáo tập trung - Online Report (tùy chọn thêm)
Có khả năng mở rộng để tích hợp tính năng báo cáo từ xa khi kết hợp với hệ thống máy chủ và hạ tầng internet:
- Báo cáo từ xa từ các chi nhánh lên trung tâm.
- Chọn xem số liệu báo cáo từ các chi nhánh.
(14) Các tính năng quản lý chung:
- Đăng nhập, Quản trị, phân quyền nhân viên.
- Quản trị phòng ban, lĩnh vực.
- Cài đặt các tính năng hệ thống khác.
(15) Chứng nhận nhà sản xuất:
- Chứng nhận quyền tác giả phần mềm.
- Chứng nhận quyền tác giả nhãn hiệu.
- Chứng nhận đăng ký bảo hộ nhãn hiệu tại Việt Nam.
- Các chứng nhận quản lý chất lượng ISO 9001 - 2015
- Hệ thống an toàn thông tin ISO 27001 – 2013
- Các chứng nhận ISO 14001 – 2015, ISO 45001- 2015 và 5S
